La productividad del freelance: organización y riesgos

Por Ernesto Jiménez · 27 julio, 2012
Publicado en Opinión

Cuando uno trabaja por su cuenta como diseñador freelance tiene que hacer de todo. Y hay mucho más que diseñar y crear sitios web. Diría que más de un treinta o un cuarenta por ciento del tiempo se emplea en tareas de gestión, facturación, compras, marketing, comunicación con clientes, organización, formación, etc. Por este motivo es crucial optimizar los procesos para tener éxito.

Además durante el tiempo que dedicas a trabajar en los proyectos corres el riesgo de ser interrumpido continuamente. Si tenemos en cuenta que con suerte dedicas un 60% de tu jornada a producir, más vale que ese precioso tiempo sea de la máxima calidad. Para mí estas son las principales amenazas:

Mi querida madre me regaló esta placa de cerámica hace años. Visionaria.

El correo

Estar disponible en horario de oficina (digamos de 9 a 6) es importante. En la medida de lo posible intento que la mayoría de las comunicaciones sean a través del correo electrónico. Es lo menos molesto para todas las partes.

De momento tengo el programa de correo siempre abierto y recibo las notificaciones de entrada en tiempo real. Como el volumen de correos no es abrumador suelo echar un vistazo nada más entrar. Si no es de ningún cliente no lo leo. Si es de algún cliente evalúo la urgencia del mensaje. Por lo general vuelvo al trabajo y cuando encuentro un punto en el que puedo parar de trabajar le contesto. Si el correo es relativo al proyecto en el que estoy trabajando en el momento veo si implica cambios en lo que estoy haciendo y respondo en el momento.

En épocas de muchos proyectos en las que he recibido correos constantemente, sobre todo por las mañanas, he optado por cerrar el programa. A primera hora contesto los correos recibidos por la tarde del día anterior y antes de comer reviso los más importantes de esa mañana.

Redes sociales

Las redes sociales pueden ser parte de tu estrategia de marketing y es importante ser activos y cuidar las relaciones que establezcamos en ellas pero no pueden convertirse en un agujero negro de productividad. Tener abierta una pestaña de Facebook y otra de Twitter es la mejor manera de que pases la mañana sin hacer nada. Por la tarde tendrás que hacer mil tareas de gestión y organización, ¿cuándo piensas trabajar entonces? Suelo echar un vistazo a las redes a primera hora de la mañana, en plan la lectura del periódico, a ver qué se cuece. Antes de parar para comer también reviso los perfiles, aquí puedo pasar más tiempo. Creo que es importante dedicar tiempo a gestionar nuestra presencia en las redes, una, dos o tres horas diarias, cada uno tiene sus necesidades y sus estrategias. Pero me parece crucial que esta tarea de marketing no nos impida producir.

Chats, skypes y mensajerías varias

En la buena voluntad de estar accesible podemos ofrecer el contacto por programas de mensajería instantánea. No soy muy partidario de este canal pero cuando tienes clientes a los que no puedes ver con regularidad porque estén en otra ciudad es muy útil usar Skype. Por norma general estoy disponible en el horario de oficina aunque cuando tengo tareas urgentes suelo desconectarme.

Teléfono

El teléfono, ese aparato. Todos conocéis a ese cliente. A ese querido cliente. Sí, a ése al que le escribes un correo para que te responda con una línea, un brevísimo sí o no. Tiene que ser alergia. Alergia al correo. Prefiere llamarte. «Es que tardo menos llamándote». NO ES VERDAD. La respuesta era breve, sí, no, ok. Eso es un segundo en escribirlo y otro en leerlo. El mensaje ha cumplido su función en un instante. La llamada de teléfono dura más. Siempre.

Antes gestionaba peor las llamadas, dejaba todo lo que estuviera haciendo para responder. Ahora me he hecho a la idea de que es un canal más de comunicación. Si estoy haciendo algo cuya interrupción me va a suponer mucho tiempo en retomar ignoro la llamada y la devuelvo tan pronto como pueda hacer una pausa. Ojo, no estoy animando a no contestar, sólo digo que uno intuye, dependiendo del cliente y de la fase en la que esté el proyecto, si la llamada es urgente o no. Además la llamada queda devuelta al poco tiempo. Diría que soy casi más fácilmente accesible por correo que por teléfono.

Hay un millón de cosas de las que tenemos que estar pendientes los trabajadores freelance. Gestionar el tiempo lo mejor que podamos es cuestión de éxito o fracaso. Si se nos va el día en chatear (con clientes pero también con amigos y familiares) o en pavear por las redes nadie hará nuestro trabajo por nosotros. Las facturas no saldrán y no se cobrarán pero nosotros sí recibiremos y tendremos que pagar. Mejorar nuestra productividad es la mejor técnica para gestionar el estrés. Me encantaría conocer vuestros trucos para mejorar la productividad.

Foto: Cerámica que  me regaló mi madre cuando estaba en la facultad y que aún reposa sobre una estantería de la que fue mi habitación. Su mensaje nunca ha perdido vigencia.

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