Cómo tener tiempo para todo o gestión del tiempo sin tonterías

Por Ernesto Jiménez · 20 junio, 2019
Publicado en Recursos

Vamos con un tema estrella de la productividad y que provoca quebraderos de cabeza cuando no lo hacemos bien: la gestión del tiempo. ¿Qué nos pasa con el tiempo? Parece que no tuviéramos ni idea de cómo organizar nuestro día de trabajo.

He participado en talleres de gestión de tiempo, he consultado a profesionales de diferentes ramas y perfiles y he leído un montón de libros y métodos. A mí, lo que me ha funcionado es una serie de técnicas sencillas.

Ya seas freelance, tengas un negocio, trabajes en una empresa o quieras hacer más en menos tiempo, estas técnicas mejorarán tu productividad. Es enorme la cantidad de cosas que puedes hacer si te gestionas bien: descansar, leer, vivir…

Allá vamos:

Identificar dónde pierdes el tiempo

Imagínate esta situación: tienes que mandar una factura, revisas fecha, numeración, cantidad y de repente, sin saber cómo, te sorprendes revisando el correo o estás en el navegador corriendo 400 metros pestaña.

¿No te ha pasado que después de unos minutos, paras y te preguntas: «¿qué era lo que estaba haciendo»?

Identifica una tarea, su inicio y su final y hazlo. Es vital que aprendas cuándo te estás separando de la tarea. Ojo, puedes irte por las ramas sin apenas darte cuenta. Como en una corriente de pensamiento.

Cuando te des cuenta de que has perdido el foco simplemente vuelve a lo que sea que estás haciendo. Poco a poco serás más consciente de estos descarrilamientos de la concentración.

Ya lo puse en mi cuenta de Instagram, la meditación me ha ayudado mucho a detectar estas divagaciones. Presta atención y detecta cuándo estás en el infinito sumidero de tiempo de Chrome.

Bloques de tiempo

Nuestra mente odia las cosas poco definidas. Si tu tarea es vaga, digamos por ejemplo: «Artículo del blog», que es enorme, es probable que dediques el día entero a hacer eso con numerosos intervalos de tiempos muertos/perdidos en medio.

Define tareas concretas: «Añade links», «Crea imagen de cabecera» y crea bloques cortos de tiempo. La clásica técnica pomodoro, que, por si no la conoces, consiste en poner un contador en 22 minutos. Tienes ese tiempo para hacer una tarea y cuando acabe pasas a otra cosa.

A mí me funciona mejor intervalos de 30 minutos. El éxito de esta técnica está en facilitar la concentración en una sola cosa. “Solo” son 30 minutos. Es una buena forma de entrenar a tu cerebro para que no se vaya por las ramas. Si te sorprendes leyendo un blog o noticias en un diario, respira, y vuelve a lo que estés haciendo. Cuando acaben los 30 minutos tendrás 5 minutos para hacer lo que quieras.

El correo

El correo es una de las mejores herramientas que existen para destruir tu tiempo y tu productividad. No importa lo que estés haciendo, suena el clin del correo y lo dejas todo para ver de qué se trata. 

Me parece un error que tomemos el correo como una herramientad de comunicación en tiempo real como si fuera un chat o una llamada. Es cierto que a veces un correo puede ser importante y urgente pero otras muchas no y nos rompe la concentración, con lo que cuesta volver al estado previo a la interrupción. 

A mí lo que me funciona es:

1. Dedicar bloques específicos a la consulta y gestión del correo
2. Comprobar que no hay ningún incendio en la bandeja de entrada en los intervalos entre bloques.

En definitiva, tú marcas la agenda y decides cuándo vas al correo (aunque sea cada 25 minutos).

Y otra nota al respecto: la prioridad e importancia de lo que te va llegando a la bandeja de entrada debes marcarla tú y no el que te lo manda. Si no lo haces así, pronto todo será urgente y de vital importancia y perderás el foco y serás reactivo y no proactivo. En definitiva pasarás los días corriendo de un lado a otro apagando fuegos y sin saber muy bien en dónde te encuentras. 

La típica lluvia de relojes bomba
Aquí una ilustración de stock de la típica lluvia de relojes con mechas, muy 2019

Oh my god, las llamadas

Esta es fácil. Las llamadas son de 30 minutos máximo. Fin. Siguiente punto.

Cuidado con la multitarea

La multitarea es una mierda. ¿Qué es la multitarea? ¿Hacer dos cosas a la vez? ¿Más de dos? ¿Responder un email y organizar un calendario editorial a la vez?

La multitarea es el camino más corto a perder toda tu mañana de trabajo. En lugar de cambiar de tarea histéricamente, cíñete a los bloques. Y si una tarea requiere más profundidad dedícale más de un bloque, a ser posible seguidos (aunque descanses entre ambos) para evitar el desgaste de cambiar de tipo de actividad. 

También es interesante organizar las tareas y los bloques por proyectos o “temáticas”, así no haces cambios muy drásticos. La idea es que vayas pasando de una actividad a otra de la forma más fluida posible.  

Tareas que se expanden

Seguro que conoces la ley de Parkinson que dice “El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”. Si usas bloques de tiempo cortos estarás poniendo límites a esta expansión

Conclusión

Gracias a estos procesos he conseguido mejorar mucho la gestión del tiempo. No es solo una percepción:

  1. Hago mucho más cada día 
  2. Tengo más tiempo libre
  3. Trabajo menos (tiempo) y hago más (resultados), la silla que la caliente el de los relojes bomba de arriba
  4. Dejo de ser reactivo, ir apagando fuegos
  5. Soy más creativo, la mejor organización mata el estrés. El estrés mata la creatividad. 
  6. Lo más importante: gano perspectiva que me permite planificar mejor y darle sentido e intención a lo que hago. Tengo visión y objetivos a largo plazo.

En definitiva, el tiempo no se tiene, se hace. El qué hacer con el tiempo lo dejamos para otro día y otros ámbitos. Solo diré que para mí, una buena gestión del tiempo me permite explorar mis inquietudes, desarrollarme y hacer lo que me dé la gana o, dicho de otro modo, me hace feliz.

PD: Si te interesa cómo hacer más tiempo para lo que quieras, hay dos libros que te quiero recomendar. Uno es Getting Work Done de la serie de libritos concisos de Harvard Business Review 20 minute Manager y el otro, de la misma serie, Running Virtual Meetings que, si bien no es puramente de gestión del tiempo, es muy valioso para liderar llamadas que vayan al grano. No harás perder el tiempo a tus compañeros y estarás generando felicidad.

PD 2: Hace un millón de años saqué una notita sobre cómo lidiaba con el estrés, la puedes leer aquí: cómo gestionar el estrés. La actualizaré en algún momento.

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